Dat hangt ervan af hoe wij jou kennen. Als je onze website bezoekt, dan verwerken wij andere gegevens dan wanneer je bij ons werkzaam bent. In onderstaand overzicht hebben we hier rekening mee gehouden. Het kan dus zo zijn dat meerdere categorieën op jou van toepassing zijn. Daarnaast informeren we je ook hoe we met jouw gegevens omgaan in specifieke situaties, bijvoorbeeld wanneer je een event bezoekt.
Voor bepaalde verwerkingen vragen we vooraf jouw toestemming. Mocht je geen toestemming geven en/of bezwaar maken tegen deze verwerking, dan kan dit gevolgen hebben voor de dienstverlening die wij aan jou leveren.
Ik bezoek de website
- Als bezoeker van onze website kennen wij jou in eerste instantie niet bij naam. Wanneer je ons een vraag stelt via bijvoorbeeld een formulier, verwerken we wel je persoonsgegevens. Ook je IP-adres behandelen we als persoonsgegeven.
- Als je contact opneemt met ons, bijvoorbeeld via e-mail, social media of telefonisch, kunnen wij je contactgegevens vragen. Dit doen we om je vraag of klacht af te handelen en om je eventueel later te benaderen met aanvullende informatie. Je gegevens zijn alleen toegankelijk voor degenen binnen de organisatie die zich bezighouden met de afhandeling van je vraag of klacht.
- Wij gebruiken diverse ICT-middelen, zoals e-mail, om onderling en met jou te communiceren. Hier houden wij een geschiedenis van bij zolang dit relevant is voor opvolging, verantwoording en beveiliging. Wij maken hierbij gebruik van (cloud-)leveranciers buiten de EU.
- Om jou een nog betere gebruikerservaring te geven en om ons aanbod beter op jou af te stemmen, gebruiken wij je persoonsgegevens als jij daar toestemming voor geeft. Dit doen we door middel van cookies en soortgelijke technologie. Meer hierover in ons cookie-beleid.
- Om onze IT-systemen te laten werken en te beschermen, verwerken wij onder andere het IP-adres en gebruikersgegevens. Deze gegevens bewaren wij 6 maanden.
Ik ben contactpersoon van een opdrachtgever, leverancier of andere relatie
Communicatie
- Om onze dienstverlening af te stemmen op jouw behoefte en om een mogelijke samenwerking aan te gaan, slaan wij persoonsgegevens van jou op.
- Als je contact opneemt met ons, bijvoorbeeld via e-mail, social media of telefonisch, kunnen wij je contactgegevens vragen. Dit doen we om je vraag of klacht af te handelen en om je eventueel later te benaderen met aanvullende informatie. Je gegevens zijn alleen toegankelijk voor degenen binnen de organisatie die zich bezighouden met de afhandeling van je vraag of klacht.
- Wij gebruiken diverse ICT-middelen, zoals e-mail, om onderling en met jou te communiceren. Hier houden wij een geschiedenis van bij zolang dit relevant is voor opvolging, verantwoording en beveiliging. Wij maken hierbij gebruik van (cloud-)leveranciers buiten de EU.
- Om te meten hoe opdrachtgevers onze diensten ervaren en gebruiken voeren we onderzoeken en enquêtes uit. Soms vragen we daarbij ook om je naam en contactgegevens te delen, zodat we de resultaten op kunnen volgen en je hier eventueel over te informeren.
Facturering
- Om onze geleverde diensten te factureren en te verantwoorden, verwerken wij relevante gegevens zoals namen van contactpersonen.
- Voor onze financiële administratie en voor de controle en goedkeuring van facturen, slaan wij relevante gegevens op, zoals de factuur en de persoonsgegevens die daarop vermeld staan.
Rapportages en audits
- Met behulp van analyses en rapportages verbeteren we continue onze dienstverlening en bedrijfsvoering. Het gebruik van persoonsgegevens vermijden we zoveel mogelijk, soms zijn we genoodzaakt een beperkt aantal gegevens toch te gebruiken. Waar mogelijk voegen we gegevens dan samen en maken we ze anoniem, zodat je niet herkend kunt worden. Relevante rapportages worden gedeeld met onze Amerikaanse moedermaatschappij en gelieerde ManpowerGroup-bedrijven en als gevolg daarvan ook verwerkt buiten de EER.
- Voor het uitvoeren van interne en externe controles, bijvoorbeeld audits door onze accountants of de belastingdienst, verwerken wij mogelijk de noodzakelijke gegevens van opdrachtgevers, leveranciers of andere relaties. In geval van een externe controle hebben betrokken partijen inzicht in jouw persoonsgegevens.
Algemeen
- Om onze IT-systemen te laten werken en te beschermen, verwerken wij onder andere het IP-adres en gebruikersgegevens. Deze gegevens bewaren wij 6 maanden.
- Voor juridische doeleinden kan het gebruik van persoonsgegevens noodzakelijk zijn. Ten aanzien van juridische dossiers is het van belang relevante persoonsgegevens blijvend te kunnen gebruiken en te bewaren voor zover relevant.
Ik zoek werk
Zodra je jouw gegevens achterlaat op onze website, je inschrijft op een vestiging of via een andere weg onze hulp inschakelt bij het vinden van een baan, verwerken wij de volgende gegevens:
Inschrijving
- Je hebt je ingeschreven en daarna gebruiken we deze gegevens nog 4 weken of, indien je hier toestemming voor geeft, nog 1 jaar om voor jou op zoek te gaan naar een passende baan. Relevante gegevens delen wij met (potentiële) opdrachtgevers.
Solliciteren
- Wanneer je solliciteert op een functie of een account voor jezelf aanmaakt op onze website, creëren wij een profiel voor jou. In dit profiel worden alle relevante gegevens voor jouw sollicitatie, zoals kennis en vaardigheden, opgeslagen. Hiermee kunnen we jouw sollicitatie beoordelen. Wij bewaren deze gegevens totdat de procedure is afgerond. Daarna gebruiken we deze gegevens, indien je hier toestemming voor geeft, nog 1 jaar om voor jou op zoek te gaan naar een passende baan. Relevante gegevens delen wij met (potentiële) opdrachtgevers.
- Als onderdeel van je sollicitatieprocedure vragen wij referenties op bij de door jouw aangeleverde contactpersonen. Met jouw toestemming bewaren wij de gegevens uit de sollicitatieprocedure tot 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure.
- Om jou een nog betere gebruikerservaring te geven en om ons aanbod beter op jou af te stemmen, gebruiken wij je persoonsgegevens als jij daar toestemming voor geeft. Dit doen we door middel van cookies en soortgelijke technologie. Meer hierover in ons cookie-beleid.
Algemeen
- Om te leren en verbeteringen door te voeren, vragen wij je om interne enquêtes in te vullen. Soms vragen we daarbij ook om je naam en contactgegevens te delen, zodat we de resultaten op kunnen volgen en je hier eventueel over te informeren.
- Met behulp van analyses en rapportages verbeteren we continue onze dienstverlening. Wij rapporteren hierover naar opdrachtgevers. Het gebruik van persoonsgegevens vermijden we zoveel mogelijk, soms zijn we genoodzaakt een beperkt aantal gegevens toch te gebruiken. Waar mogelijk voegen we gegevens dan samen en maken we ze anoniem, zodat je niet herkend kunt worden.
- Als je contact opneemt met ons, bijvoorbeeld via e-mail, social media of telefonisch, kunnen wij je contactgegevens vragen. Dit doen we om je vraag of klacht af te handelen en om je eventueel later te benaderen met aanvullende informatie. Je gegevens zijn alleen toegankelijk voor degenen binnen de organisatie die zich bezighouden met de afhandeling van je vraag of klacht.
- Wij gebruiken diverse ICT-middelen, zoals e-mail, om onderling en met jou te communiceren. Hier houden wij een geschiedenis van bij zolang dit relevant is voor opvolging, verantwoording en beveiliging. Wij maken hierbij gebruik van (cloud-)leveranciers buiten de EU.
- Om onze IT-systemen te laten werken en te beschermen, verwerken wij onder andere het IP-adres en gebruikersgegevens. Deze gegevens bewaren wij 6 maanden.
- Voor juridische doeleinden kan het gebruik van persoonsgegevens noodzakelijk zijn. Ten aanzien van juridische dossiers is het van belang relevante persoonsgegevens blijvend te kunnen gebruiken en te bewaren voor zover relevant.
Ik werk als Jefferson Wells Interim Professional
Als Jefferson Wells Interim Professional heb je een arbeidsovereenkomst bij Jefferson Wells en word je ingezet bij onze opdrachtgevers. In onderstaand overzicht beschrijven wij wat we doen met jouw gegevens. Indien we gegevens delen met andere partijen verwijzen wij naar de privacy statements van de betreffende partijen. Het kan zijn dat onze arbodienst of verzekeraar een afwijkende wettelijke bewaartermijn hanteert.
Arbeidsovereenkomst en salaris
- Omdat je voor ons werkt maken wij een personeelsdossier, met bijvoorbeeld een kopie van je paspoort. Dit doen we om contractuele afspraken met jou na te kunnen komen. Als wij dit wettelijk verplicht zijn, delen we deze gegevens met overheidsinstanties en uitvoeringsorganen. We hanteren een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar na het einde van je dienstverband.
- Omdat je voor ons werkt, zijn wij contractueel verplicht je te verzekeren. We delen jouw persoonsgegevens met onze verzekeringsmaatschappij(en). We hanteren daarbij een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar na het einde van je dienstverband.
- Om jouw pensioen te verzorgen zijn wij contractueel verplicht je persoonsgegevens te delen met onze pensioenuitvoerder. We hanteren daarbij een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar na het einde van je dienstverband.
- Als we een werkvergunning voor je aanvragen, zodat jij in Nederland kan werken, delen we je persoonsgegevens met overheidsinstanties en uitvoeringsorganen. We hanteren een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar na het einde van je dienstverband.
- Om subsidies en loonkostenvoordeel aan te vragen en te verantwoorden, gebruiken wij je persoonsgegevens. We delen deze gegevens met subsidieverstrekkers en eventueel derde partijen die ons helpen de subsidie te regelen. We bewaren de gegevens 7 jaar. Indien bijzondere persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de aanvraag mogen we dit enkel gebruiken na toestemming. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke voorkeur, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakbond en strafrechtelijk verleden.
- Als je jezelf ziek meldt geven wij dit door aan onze arbodienst. Zelf slaan wij de minimale gegevens op die noodzakelijk zijn voor om contact met je te houden, de gemaakte afspraken, of er sprake is van een arbeidsongeval of een verkeersongeval met regresmogelijkheid en informatie over je herstel en eventuele noodzakelijke aanpassingen die wij van de arbodienst of bedrijfsarts teruggekoppeld krijgen. Deze gegevens bewaren we tot 7 jaar na uitdiensttreding.
- Om jouw salaris uit te betalen verwerken wij jouw contact- en bankgegevens. We hanteren daarbij een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar vanuit de fiscale wetgeving.
- Als je volgens je contract in aanmerking komt voor een bonusregeling, verwerken wij je persoonsgegevens om je uit te kunnen betalen. We hanteren een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar na het einde van je dienstverband.
- Voor het afhandelen van zakelijke declaraties hebben wij je contact- en bankgegevens nodig en bewijsstukken van je declaratie. We hanteren een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar na het einde van je dienstverband.
- Als beslag op je salaris wordt gelegd, zijn wij op grond van wet- en regelgeving verplicht om je persoonsgegevens te delen met deurwaarders en schuldeisers. Wij bewaren deze gegevens totdat het beslag ingetrokken is.
Loopbaanontwikkeling en beoordeling
- Om je ontwikkeling en functioneren binnen onze organisatie te volgen, leggen wij een personeelsdossier aan. Eventuele testen en assessments die je gemaakt hebt zijn hier onderdeel van zijn. Dit personeelsdossier bewaren we tot maximaal 2 jaar nadat je uit dienst treedt of voor zolang dit relevant is voor je huidige functioneren.
Bruikleen
- Als je een leaseauto gebruikt, slaan we je gegevens op om het wagenpark te beheren en de kosten juist door te belasten. Deze gegevens delen wij met de leasemaatschappij. Ook ontvang je een tankpas. We slaan je gegevens op tot 7 jaar na einde contract, bijvoorbeeld om boetes te kunnen verrekenen.
- Om diefstal te voorkomen, schades te verminderen en onderhouds- en brandstofkosten te verlagen, controleren wij het gebruik van de leaseauto en tankpas.
- Als je een (verkeers)boete niet tijdig (zelf) betaalt, dan ontvangen wij deze via de leasemaatschappij en verrekenen dit met je salaris. Als onderdeel van de salarisadministratie slaan we deze gegevens 7 jaar op.
- Als je een zakelijke laptop en/of mobiele telefoon gebruikt, slaan wij je persoonsgegevens op. We doen dit om je bruikleen te administreren.
- Om misbruik te voorkomen en de gegevens die op deze apparaten staan adequaat te beveiligen maken we gebruik van technische middelen, zoals virusscanners. Deze software verstuurd rapportages naar onze centrale IT-omgeving. We bewaren deze log-bestanden maximaal 6 maanden.
Dienstverlening
- Als het voor de opdracht noodzakelijk is (officiële) documenten in bezit te hebben, zoals bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), dan ondersteunen wij in het administratieve proces. Daarvoor is het noodzakelijk om persoonsgegevens van jou te verwerken.
- Om onze facturen te kunnen verantwoorden naar onze opdrachtgevers en om te voldoen aan contractuele verplichtingen, houden wij een (uren)administratie bij. Wij gebruiken daarbij jouw persoonsgegevens. We hanteren een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
- Met behulp van analyses en rapportages verbeteren we continu onze dienstverlening. Wij rapporteren hierover naar opdrachtgevers. Het gebruik van persoonsgegevens vermijden we zoveel mogelijk. Soms zijn we genoodzaakt een beperkt aantal gegevens toch te gebruiken. Waar mogelijk voegen we gegevens dan samen en maken we ze anoniem, zodat je niet herkend kunt worden. De bewaartermijn van deze rapportages is 5 jaar.
- Om te meten hoe klanten onze diensten ervaren en gebruiken voeren we onderzoeken en enquêtes uit. Om onze producten en diensten continue te blijven verbeteren gebruiken wij persoonsgegevens.
Algemeen
- Wij gebruiken diverse ICT-middelen, zoals e-mail, om onderling en met jou te communiceren. Hier houden wij een geschiedenis van bij zolang dit relevant is voor opvolging, verantwoording en beveiliging. Wij maken hierbij gebruik van (cloud-)leveranciers buiten de Europese Economische Ruimte. Bijvoorbeeld, je naam, contactgegevens en functie worden dan gedeeld. Eventueel ook de foto die je hebt geüpload.
- Om te leren en verbeteringen door te voeren, vragen wij je om interne enquêtes in te vullen. Soms vragen we daarbij ook om je naam en contactgegevens te delen, zodat we de resultaten op kunnen volgen en je hier eventueel over te informeren.
- Voor onze financiële administratie en voor de controle en goedkeuring van facturen, slaan wij relevante gegevens op. Deze bewaren we 7 jaar volgens wet- en regelgeving.
- Voor het uitvoeren van interne controles, zoals audits, verwerken wij relevante gegevens van opdrachtgevers, werknemers en kandidaten. De bewaartermijn is 5 jaar nadat het audit rapport is opgeleverd.
Beveiliging en bescherming
- Voor de veiligheid maken we op een aantal locaties gebruik van een toegangspas. We bewaren log-gegevens volgens de wettelijk maximale bewaartermijn van 6 maanden.
- Voor de veiligheid van onze werknemers, onze klanten en eigendommen beveiligen we onze gebouwen met camera’s. Deze camera’s zijn duidelijk zichtbaar geplaatst en bij binnenkomst attenderen we je hierop. Deze gegevens bewaren we maximaal 4 weken.
- Om onze systemen te beheren en te beveiligen maken we gebruik van beveiligingsmaatregelen. Zo krijg je een gebruikersnaam om je op onze systemen te kunnen identificeren. Gegevens over het gebruik slaan we maximaal 6 maanden op in log-bestanden. Mutaties in financieel relevante systemen slaan we 7 jaar op.
- Voor juridische doeleinden kan het gebruik van persoonsgegevens noodzakelijk zijn. Ten aanzien van juridische dossiers is het van belang relevante persoonsgegevens blijvend te kunnen gebruiken en te bewaren voor zover relevant.
- Voor bepaalde verwerkingen vragen we vooraf jouw toestemming. Mocht je geen toestemming geven en/of bezwaar maken tegen deze verwerking, dan kan dit gevolgen hebben voor de dienstverlening die wij aan jou leveren.
Ik werk als ZZP’er
Wanneer je als ZZP’er een opdracht via ons hebt aangenomen verwerken wij persoonsgegevens. Bijvoorbeeld bij het opstellen van de factuur.
Contract
- Om jouw factuur uit te betalen verwerken wij jouw contact- en bankgegevens. We hanteren daarbij een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar vanuit de fiscale wetgeving.
- Voor het afhandelen van zakelijke declaraties hebben wij je contact- en bankgegevens nodig en bewijsstukken van je declaratie. We hanteren een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar na het einde van je dienstverband.
- Als beslag op je openstaande tegoeden wordt gelegd, zijn wij op grond van wet- en regelgeving verplicht om je persoonsgegevens te delen met deurwaarders en schuldeisers. Wij bewaren deze gegevens totdat het beslag ingetrokken is.
Algemeen
- Wij gebruiken diverse ICT-middelen, zoals e-mail, om onderling en met jou te communiceren. Hier houden wij een geschiedenis van bij zolang dit relevant is voor opvolging, verantwoording en beveiliging. Wij maken hierbij gebruik van (cloud-)leveranciers buiten de Europese Economische Ruimte. Bijvoorbeeld, je naam, contactgegevens en functie worden dan gedeeld. Eventueel ook de foto die je hebt geüpload.
- Om te leren en verbeteringen door te voeren, vragen wij je om interne enquêtes in te vullen. Soms vragen we daarbij ook om je naam en contactgegevens te delen, zodat we de resultaten op kunnen volgen en je hier eventueel over te informeren.
- Voor onze financiële administratie en voor de controle en goedkeuring van facturen, slaan wij relevante gegevens op. Deze bewaren we 7 jaar volgens wet- en regelgeving.
- Voor het uitvoeren van interne controles, zoals audits, verwerken wij relevante gegevens van opdrachtgevers, werknemers en kandidaten. De bewaartermijn is 5 jaar nadat het audit rapport is opgeleverd.
Beveiliging en bescherming
- Voor de veiligheid maken we op een aantal locaties gebruik van een toegangspas. We bewaren log-gegevens volgens de wettelijk maximale bewaartermijn van 6 maanden.
- Voor de veiligheid van onze werknemers, onze klanten en eigendommen beveiligen we onze gebouwen met camera’s. Deze camera’s zijn duidelijk zichtbaar geplaatst en bij binnenkomst attenderen we je hierop. Deze gegevens bewaren we maximaal 4 weken.
- Om onze systemen te beheren en te beveiligen maken we gebruik van beveiligingsmaatregelen. Zo krijg je een gebruikersnaam om je op onze systemen te kunnen identificeren. Gegevens over het gebruik slaan we maximaal 6 maanden op in log-bestanden. Mutaties in financieel relevante systemen slaan we 7 jaar op.
- Voor juridische doeleinden kan het gebruik van persoonsgegevens noodzakelijk zijn. Ten aanzien van juridische dossiers is het van belang relevante persoonsgegevens blijvend te kunnen gebruiken en te bewaren voor zover relevant.
Dienstverlening
- Om onze facturen te kunnen verantwoorden naar onze opdrachtgevers en om te voldoen aan contractuele verplichtingen, houden wij een (uren)administratie bij. Wij gebruiken daarbij jouw persoonsgegevens. We hanteren een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
- Met behulp van analyses en rapportages verbeteren we continu onze dienstverlening. Wij rapporteren hierover naar opdrachtgevers. Het gebruik van persoonsgegevens vermijden we zoveel mogelijk. Soms zijn we genoodzaakt een beperkt aantal gegevens toch te gebruiken. Waar mogelijk voegen we gegevens dan samen en maken we ze anoniem, zodat je niet herkend kunt worden. De bewaartermijn van deze rapportages is 5 jaar.
- Om te meten hoe klanten onze diensten ervaren en gebruiken voeren we onderzoeken en enquêtes uit. Om onze producten en diensten continue te blijven verbeteren gebruiken wij persoonsgegevens. We bewaren deze onderzoeken en enquêtes 1 jaar na einde van het onderzoek of de enquête.
Voor bepaalde verwerkingen vragen we vooraf jouw toestemming. Mocht je geen toestemming geven en/of bezwaar maken tegen deze verwerking, dan kan dit gevolgen hebben voor de dienstverlening die wij aan jou leveren.